Frühjahrsputz für dein Business (Teil III): Dein Business intern

Dies ist der 3. Teil meiner 3-teiligen Serie "Frühjahrsputz für dein Business".  

• Teil I: Der strategische Kern: Du, deine Kunden & dein Business 
• Teil II: Deine Angebote & dein Marketing
• Teil III (dieser Beitrag):  Deine internen Prozesse, Systeme, Workflows & Tools

I. Das Besondere an dieser Serie

• Es geht um dich, deine Energie und ein Business, das zu dir passt und dir ermöglicht, deine Vielfalt zu verwirklichen, ohne dich dabei zu erschöpfen.
• Es geht um das Business als Ganzes: dass alles harmonisch zusammenwirkt, zum Beispiel deine Angebote sich gut einfügen, statt einem Bauchladen zu ähneln, und dein Marketing kanalübergreifend gut funktioniert.
• Es geht um Strategien, deren Umsetzung und die dafür nötigen Systeme. Denn ohne Umsetzung verpuffen selbst die besten Strategien. Und ohne unterstützende Systeme leidet die Umsetzung. Die interne Gestaltung und die internen Abläufe in deinem Business sind Schwerpunkte in diesem Beitrag. 

II. Dein Büro

Als Solopreneure haben wir viele Wahlmöglichkeiten, wo und wie wir arbeiten: Im Home-Office. Als digitale Nomaden. In Co-Working-Spaces. In Cafés. Oder noch anders.

In jedem Fall hat dein Arbeitsort einen Einfluss auf dein Wohlbefinden und auf deine Produktivität. Ein Frühjahrsputz lohnt sich mit Sicherheit, ganz egal, wo und wie du arbeitest. Hier ein paar Anregungen für dein Büro:

• Schreibtisch/Schränke/Schubladen aufräumen. Selbst wenn du alles behältst, was sich dort angesammelt hat, gibt es schon ein gutes Gefühl, alles übersichtlich angeordnet zu haben.
• Papierstapel sortieren: Was kann vernichtet werden? Was willst du ablegen? Braucht du es wirklich noch? Lohnt sich das Einscannen?
• Ordner überprüfen: Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, kannst du die Ordner leeren und die Papiere shreddern. 
• Deine Geräte: Was ist defekt und muss repariert werden? Was kann entsorgt werden? Die Geräte zu reinigen und zu warten, ist auch keine schlechte Idee.
• Kabelmanagement: Kabelsalat hat keine Vitamine. Es gibt viele Lösungen für mehr Ordnung bei den Kabeln.  Welche willst du einsetzen.
• Büromaterialien: Hast du einen Überblick, was du alles hast und wo es sich befindet? Wie effizient sind deine Bestellprozesse?
• Apps: Im Zweifel hast du mehr, als du benötigst. Zeit für eine Löschaktion?
• Updates von Software und technischen Tools: Updates zu überspringen, rächt sich meist irgendwann. Am besten bringst du jetzt alles auf den neuesten Stand und nimmt das regelmäßige Updaten in deine Routinen auf.
• Abos: Hast du einen Überblick über deine Abos? Hier durchzukämmen, kann unnötige Kosten reduzieren. Wenn es sich um Technik-Tools handelst, kann es auch dein Business vereinfachen. Denn jedes Tool kommt mit Updates, Mails, neuen Funktionen usw. Meine Devise ist heute: weniger Tools, aber die richtigen.  
• Verschönerung deines Büros: Wie könntest du dein Büro verschönern?

III. Deine Daten

Die meisten von uns haben Daten an vielen Stellen: Auf der eigenen Festplatte oder in der Cloud, auf externen Plattformen für Informations- und Projekt-Management wie Notion oder andere, auf sonstigen Plattformen wie Dropbox, Canva, Social Media und an vielen anderen Stellen.

Hinzu kommen die zahlreichen Passwörter für die jeweiligen Konten. Also aller Anlass, mal gründlich aufzuräumen.

Zum einen wird dadurch das Arbeiten leichter. Außerdem spielen Sicherheits-Aspekte eine zunehmend wichtige Rolle.

• Überblick über deine Daten: Nutze die Gelegenheit, dir erst einmal einen Überblick  zu verschaffen über die verschiedenen Orte, wo du Daten hinterlegt hast. Ebenso über die Konto-Zugänge, die du irgendwann angelegt hast, zum Beispiel bei der Anmeldung zu einem Online-Kurs oder einem "Freebie". 
• Passwörter überprüfen und inaktive Konten löschen: Inaktive Konten sind ein Sicherheitsrisiko. Manche Anbieter löschen Konten automatisch, wenn sie für längere Zeit nicht genutzt sind. Manche Konten kann man selbst löschen. Bei anderen muss man die Löschung extra beantragen. Das kann mühsam sein. Doch es ist besser, diesen Aufwand jetzt zu betreiben, als irgendwann die eigene Nachlässigkeit zu bereuen. Dass du einen Passwortmanager benutzt, setze ich als selbstverständlich voraus.
• Zugangsrechte überprüfen: Das kann Personen betreffen, denen du irgendwann Zugangsrechte gegeben hast, mit denen du aber nicht mehr zusammenarbeitest. Das kann auch verknüpfte Apps betreffen, zum Beispiel Tools, mit denen du auf Social Media posten kannst. Geh mal deine Social Media Konten durch. Kann sein, dass du überrascht bist.
• Back-ups erstellen: Es kann sein, dass du das für die Daten auf deiner Festplatte schon machst (oder jetzt damit startest). Doch was ist mit den Daten an anderen Stellen? Hast du dafür auch Mechanismen eingerichtet, damit diese Daten nicht verloren gehen können? 
• Überflüssige Daten löschen & Daten neu organisieren: Wenn du überflüssige Daten löschst, wird Speicherplatz frei. Wie viele Zoom-Aufzeichnungen hast du beispielsweise auf deinem PC? Wie viele Designs hast du auf Canva, die du nicht mehr brauchst? Wie viele Ideen, die längst überholt sind? Findest du auf Anhieb das, was du suchst? 
• Löschkonzept für Kunden- und sonstige sensible Daten: Denke auch an die Verpflichtungen aus der DSGVO beim Umgang mit personenbezogenen Daten. 
• Plattformübergreifendes Management deiner Daten: In den ersten beiden Beiträgen dieser Serie zum Frühjahrsputz im Business haben wir uns immer wieder auch damit befasst, wie alles zueinander passt. Das gilt auch für dein Daten-Management. Welche Daten hast du wo? Was ist ggf. doppelt oder in mehreren Versionen vorhanden. Wie sind die Daten organisiert? Wenn du überall verschiedene Ordnungs-Strukturen für deine Daten hast, macht es das Business unnötig komplex.

IV. Dein Informations- & Projektmanagement

Wir alle haben täglich Unmengen an Information zu bewältigen, ob diese via E-Mail kommen oder auf anderem Wege. 

Als vielseitige Solopreneure suchen wir oft noch aktiv nach weiteren Informationen, ob über Bücher, Newsletter, Webinare, Online-Kurse oder andere Wege.

Das Ende vom Lied: Wir können nicht alles verarbeiten und es bleibt einiges auf der Strecke. Oft sogar Wichtiges. Denn das Tagesgeschäft kann sich leicht in den Vordergrund schieben.

Der Frühjahrsputz ist eine gute Gelegenheit, klar Schiff zu schaffen und Raum für eigene Kreativität & Produktivität statt Konsum von Fremd-Content.

• Wie viele nicht zu Ende gelesene Bücher hast du im Schrank? Entscheide dich, was du damit machst. Du musst nicht jedes Buch bis zur letzten Seite lesen. Du kannst es offiziell für beendet erklären und ggf. verkaufen oder verschenken, bevor es weiter Raum im Schrank einnimmt. 
• Wie viele unbeendete Online-Kurse hast du? Hier gilt das gleiche Prinzip wie bei den Büchern. Finde einen Weg, den Kurs  zu beenden, ggf. mit Mut zur Lücke.
• Oft sind Kurse auch mit Facebook- oder ähnlichen Gruppen verbunden. Oder es gab andere Anlässe, einer Gruppe beizutreten. Prüfe mal, in wie vielen Gruppen du Mitglied bist und ob das noch erforderlich ist.
• Newsletter, "Freebies", Webinaraufzeichnungen, Downloads etc.: Schaffe auch hier Platz. Wenn du dich bisher nicht damit befasst hast, dann wirst du es wahrscheinlich auch in Zukunft nicht tun. 
• Unbearbeitete Mails? "Inbox Zero" muss nicht für alle das Richtige sein. Aber wenn sich dein Rücken schon verspannt, sobald du deinen Mail-Ordner öffnest, ist das ein Signal für Handlungsbedarf. Ggf. widme ein Wochenende deinem Posteingang und schaffe Ordnung und Übersicht.
• Wie stellst du sicher, dass sich nicht wieder so viele Infos ansammeln? Manche schaffen sich erst ein neues Buch an, wenn das aktuelle Buch ausgelesen ist. Dieses Prinzip lässt sich auf viele Situationen übertragen.
• Wie steht es um deine Ideenliste? Hast du überhaupt einen festen Platz für deine Ideen? Oder sind sie überall verstreut? Auch hier kann Aufräumen eine gute Idee sein.
• Platzt deine To-do-Liste aus allen Nähten? Manchmal kann ein Grund sein, dass die konkreten Aufgaben und die Ideen sich vermischen. Beides zu trennen, gibt einen besseren Überblick.  Und auch das Entrümpeln oder zumindest Neu-Priorisieren der To-do-Liste bietet sich im Rahmen des Frühjahrsputzes an. Letzten Endes gilt es auch hier, den tieferen Ursachen auf die Spur zu kommen und dort mit deinen Maßnahmen anzusetzen.
• Wie gut funktioniert dein Projekt-Management? Ich meine damit den gesamten Prozess von Projekt-Auswahl, Projekt-Planung, Anfangen & Dranbleiben bis zum offiziellen Abschluss. Finde die Stellhebel, um ggf. diesen Prozess zu verbessern.
• Findest du genug Zeit, um am Business zu arbeiten? Es ist eine zentrale Aufgabe. Wenn sie zu kurz kommt, nutze den Frühjahrsputz, um die Weichen neu zu stellen.

IV. Deine Zusammenarbeit mit anderen

Die Zusammenarbeit mit anderen kann eine große Entlastung für dein Business sein. Oder umgekehrt eine Belastung. Wenn nämlich die Zusammenarbeit nicht reibungslos funktioniert, sie dich in deinen eigenen Abläufen behindert, unnötig viel Kommunikation und extra Abstimmungen erfordert.

• Liste einmal alle Menschen oder Organisationen auf, mit denen du regelmäßig oder von Zeit zu Zeit zusammenarbeitest. Das können neben Kunden unter anderem Dienstleister sein, Berater, Virtuelle Assistenten, Freelancer, Finanz- und Steuerberater, Support-Mitarbeiter von häufig genutzten Tools, Kooperationspartner und andere. 
• Sind es die richtigen Personen? Wenn ja: Wie kannst du ihnen deine Wertschätzung zeigen? Wenn nein: Wie könnten Alternativen aussehen?
• Wie gut läuft die Zusammenarbeit? Was möchtest du verbessern? Welche Änderungen wünschst du dir von anderen? Was willst du selbst ändern?
• Welche Systeme, Prozesse & Tools können die Zusammenarbeit verbessern? Das schließt auch Prozesse der Auswahl und des Onboardings von Partnern ein.
• Welche Änderungen sind nötig, wenn du dein Business skalieren willst?

V. Nächste Schritte & wie ich dich unterstützen kann

In dieser Serie haben wir eine Menge an Themen behandelt: Von den strategischen Kern-Themen über Angebote und Marketing bis hin zu den internen Prozessen und Systemen in deinem Business. 

Vielleicht hast du alles gut im Griff und lediglich ein paar Kleinigkeiten zu ändern. Dann Hut ab! Das kommt nicht allzu häufig vor.

Vielleicht fragst du dich, wo du anfangen sollst.

Das praktische Aufräumen und Entrümpeln, egal an welcher Stelle, hat viele Vorteile. Es ist wie im Haus. Selbst eine Schublade aufzuräumen, hat schon positive Effekte. 

Doch wie es für das Haus ein Gesamt-Konzept braucht, so auch für das Business. 

Wenn du ein Gesamt-Konzept für dein Business hast, so dass alles zueinander passt, wird vieles einfacher. 

Du hast mehr innere Ruhe & Klarheit und kannst produktiver & profitabler arbeiten. 

Doch ein Gesamt-Konzept zu schaffen, fällt vielen schwer. Es hat u.a. damit zu tun, dass man zu sehr im Geschehen ist und zu wenig Abstand hat.

Hier komme ich dann ins Spiel.

Zum einen mit dem Blick von außen.

Außerdem deshalb, weil es mir leicht fällt, lose Einzelteile im Business zu einem einheitlichen Ganzen zusammenzufügen. Besonders langjährige & vielseitige Solopreneure können davon profitieren. 

Das Business Rebirth Bootcamp ist eine gute Gelegenheit, im Rahmen einer Gruppe von Gleichgesinnten ein Gesamt-Konzept für dein Business zu entwickeln. 

Auch in der 1:1-Zusammenarbeit kann ich beim Gesamt-Konzept unterstützen, angefangen von der Positionierung, über dein Signature System, das Geschäftsmodell, dein Marketing bis zur Vereinfachung und Skalierung deines Business oder noch weiter.

Gern stehe ich für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.