Zeit-Aufschreibung (Time Tracking) war lange Zeit eher eine Pflicht-Aufgabe für mich. Doch das hat sich radikal geändert. Mit sehr ermutigenden Ergebnissen. Mit diesem Beitrag hoffe ich, den Funken überspringen zu lassen. Denn Time-Tracking lohnt sich mehr, als man zunächst vermuten könnte.
I. Was ist Time-Tracking und weshalb ist es wichtig?
Mit Time-Tracking meine ich jegliche Art von Zeiterfassung, ob manuell oder mittels eines Tools.
Die Wichtigkeit hatte ich lange unterschätzt. Heute sehe ich es wie folgt:
Wenn wir eine Vision oder große Ziele haben, ist Zeit-Tracking der Schlüssel, um unsere Zeit gut zu nutzen.
Denn wir können die Ergebnisse unserer Arbeit nur begrenzt beeinflussen.
Was wir jedoch beeinflussen können, ist die Nutzung unserer Zeit.
Wie viel Zeit verwenden wir für das, was uns wichtig ist?
Und wie gut nutzen wir diese Zeit?
Wie viel Zeit zerrinnt uns einfach zwischen den Fingern?
Daher ist mir strategisches Zeitmanagement gleichermaßen wichtig für mich selbst wie für meine Kunden.
Wir können unsere Ergebnisse nur begrenzt beeinflussen. Wohl aber, wie wir die Zeit nutzen.
Time-Tracking ist der Schlüssel, unsere Zeit
für das zu verwenden, was uns wichtig ist.
II. Meine frühere Situation: Zeit-Dokumentation ohne nachhaltige Konsequenzen
Ich habe auch früher schon Zeit-Erfassung betrieben. Mal mehr, mal weniger regelmäßig. Mal manuell, mal mit irgendwelchen Tools.
Ich habe mir auch die Auswertungen angesehen.
Doch der wichtige Schritt unterblieb oft: Wirklich Konsequenzen aus den Auswertungen zu ziehen. Zumindest solche mit nachhaltigem Effekt.
III. Das große AHA-Erlebnis
Mein großes Website-Projekt der letzten Monate war für mich wie ein Wake-Up-Call.
Es dauerte viel länger, als ich gedacht hatte. Das hatte dann wieder Auswirkungen auf andere Projekte.
Umgekehrt war das Projekt in diesem Umfang dadurch nötig geworden, dass ich bestimmte Dinge vernachlässigt hatte.
Alles in allem brachte mich das dazu, noch einmal genauer hinzuschauen, wie ich mit meiner Zeit umgehe.
Und dann daraus tatsächlich Konsequenzen zu ziehen.
IV. Die neue Situation: Verbesserungs-Potenzial erkennen & nutzen
Ich nutze jetzt ein anderes Tool als zuvor, nämlich Toggl.
Der Hauptgrund dafür ist, dass ich dort für meine Projekte bzw. zugehörigen Teil-Projekten (=Tasks) den geschätzten Zeitaufwand eingeben kann und die reale Zeit dann dagegen läuft.
Es geht m. W. nur ab der bezahlten Starter-Version. Doch die macht sich für mich schnell bezahlt.
Denn die Ergebnisse sind echte Augenöffner:
- Ich sehe, für welche Tasks ich länger brauche als geschätzt. Und wie groß die Abweichung ist.
- Ich sehe auch (mindestens genauso wichtig), welche Tasks zu kurz kommen.
- Und ich erkenne - und nutze - konkretes Verbesserungs-Potenzial.
V. Wie ich die Erkenntnisse nutze: Drei Beispiele
Der große Unterschied: Ich ziehe aus meinen Erkenntnissen jetzt Konsequenzen mit nachhaltiger Wirkung. Denn die Erfahrungen aus meinem Website-Projekt haben mich sehr motiviert, bestimmte Themen an der Wurzel anzupacken und zu verändern.
Beispiel 1: Verbesserte Zeit-Struktur
Für mich selbst und auch, wenn ich mit Klienten arbeite, ist die Verbesserung der Zeit-Struktur in der Regel der erste Schritt.
Denn allein durch eine veränderte Lage bestimmter Aufgaben lassen sich erstaunliche Produktivitäts-Gewinne erzielen.
Zum Beispiel dadurch, dass Aufgaben (z. B. Kundentermine, Mail-Bearbeitung) zu Blöcken zusammengefasst sind oder Aktivitäten an den persönlichen Tages-Rhythmus angepasst sind.
Beispiel 2: Maßnahmen für meine Projekt-Pyramide
Mit Projekt-Pyramide meine ich die Integration von Projektaufgaben in das sonstige Geschehen.
Es reicht nicht, neue Projekte einfach "on top" noch aufzupfropfen.
Sondern es braucht systematische Grundlagen, damit nicht über den neuen Projekten wichtige andere Aufgaben zu kurz kommen.
Andernfalls muss am Ende ein weiteres Projekt nur deshalb aufgesetzt werden, um das zwischenzeitlich eingetretene Chaos wieder zu beseitigen.
Zu den systematischen Grundlagen gehören die persönliche Energie sowie gut funktionierende Routinen im Business. An beiden Punkten arbeite ich aktuell recht intensiv.
Schon jetzt fühle ich mich deutlich besser für das nächste größere Projekt gerüstet.
Die drei Ebenen der Projekt-Pyramide:
Prio #1: Du selbst bist in guter Energie.
Prio #2: Dein Business läuft rund.
Prio #3: Dein Projekt hat genug Raum und fügt sich ein in das Business als Ganzes.
Beispiel 3: Verbesserte Dokumentation meines Zeitbedarfs als Voraussetzung für realistische Planung
Manche Menschen haben ein gutes Gefühl dafür, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten benötigt wird.
Ich gehöre nicht dazu.
Mehr Puffer einzuplanen, kann eine Lösung sein.
Konkrete Daten zu gewinnen, wie lange ich für etwas brauche, hilft zusätzlich.
Toggl liefert mir diese Daten.
Neu ist, dass ich diese Daten nun systematisch im Rahmen meines Monats-Rückblicks dokumentiere.
Davon verspreche ich mir u. a.
- längerfristig realistischer planen zu können, weil ich Referenzdaten habe
- Verbesserungspotenziale deutlicher zu erkennen, zu nutzen und das ebenfalls dokumentiert zu haben. Konkretes Beispiel: Wie lange brauche ich für meinen wöchentlichen Blogartikel? Wie kann ich in kürzerer Zeit gleiche oder bessere Qualität produzieren? Sehr interessante Zahlen, kann ich nur sagen.
- meinen gesamten Arbeitsstil zu verändern, indem ich datenorientiertes und intuitives Handeln besser miteinander verbinde.
VI. Wie kannst du das Ganze nutzen?
Ich würde mich freuen, wenn dieser Beitrag dich inspiriert, dein eigenes Zeit-Management weiter zu verbessern.
Denn wie gesagt: Der Umgang mit unserer Zeit ist das, was wir beeinflussen können. Dieser Umgang beeinflusst dann wiederum die Ergebnisse, die wir erreichen.
Welches Tool du dafür nutzt, ist zweitrangig. Für mich funktioniert Toggl gut. Für dich kann es ein anderes sein. Oder sogar manuelle Zeitaufschreibung.
Wichtig ist natürlich, was du dann aus deinen Erkenntnissen machst.
VII. Wie ich dich unterstützen kann
Um deine Zeit zielgerichtet nutzen zu können, ist natürlich erst einmal nötig, eine klare Vision bzw. klare Ziele zu haben. Und zwar eine Vision, die auch das Business betrifft, nicht nur dein persönliches Leben.
In meinem Business Rebirth Bootcamp starten wir mit der Vision und entwickeln dann darüber hinaus ein Gesamt-Konzept für dein Business. Das Gesamt-Konzept stellt sicher, dass alles zueinander passt. Das ist die ideale Grundlage, um deine Zeiten zielsicher einzusetzen.
Im Freedom Business -Club - auch mit ergänzendem 1:1-Coaching möglich - arbeiten wir in 90-Tage-Intervallen an unseren Projekten.
Einmal im Quartal halten wir Rückschau und planen die weiteren Aktivitäten. Das ist immer eine gute Gelegenheit, auch das Zeitverhalten noch einmal neu zu justieren.
Zwischen den Planungsterminen arbeiten wir an unseren Projekten und - ganz wichtig - an den Systemen und Prozessen jeglicher Art. Ohne gute Systeme und Prozesse kann Zeitmanagement nicht gut funktionieren.
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