Projekt-Fahrplan für Kunden-Projekte: Bessere Ergebnisse & weniger Frust

Kundenprojekte können beglückend sein und eine Freude für die Beteiligten.  Doch es gibt auch solche, die zäh sind. Sich hinziehen. Aus dem Ruder laufen. Eher Frust als Freude schaffen. Wenn du mehr Kundenprojekte von der ersten Sorte willst und weniger von der zweiten Sorte,  kann ein Projekt-Fahrplan oder eine Projekt-Roadmap (beides meint das Gleiche) der Schlüssel sein.

Was ist ein Projekt-Fahrplan bzw.  eine Projekt-Roadmap? 

Ein Projekt-Fahrplan bzw. eine Projekt-Roadmap ist eine Darstellung - schriftlich und/oder visuell -, wie euer gemeinsames Projekt abläuft.

Er lässt sich vergleichen mit dem Fahrplan bei einer Zugreise (mal unterstellt, dass alles plangemäß verläuft)

• Vorab gibt der Plan Klarheit, welcher Zug zum Ziel bringt, in welcher Zeit und über welche Stationen.
• Wenn zwischendurch Unvorhergesehenes passiert, gibt der Plan Sicherheit, im richtigen Zug zu sitzen.
• Am Ende steht die Freude, dass das  Ziel erfolgreich und pünktlich erreicht ist.

Alles das bewirkt ein Projekt-Fahrplan bzw. eine Projekt-Roadmap. Mit beiden Begriffen meine ich das Gleiche. Du kannst dir einen aussuchen:-).

Schon im Onboarding die Weichen stellen für guten Projekt-Verlauf & gute Ergebnisse

Je klarer du von Anfang an deinen Prozess kommunizierst, desto günstiger sind die Voraussetzungen für eine gedeihliche Zusammenarbeit.

• Zum einen untermauerst du dadurch deine Expertise: Du gibst der Kundin Sicherheit und Orientierung, dass du weißt, was du tust. Und dass du einen bewährten Prozess hast für dein Vorgehen. Das ist ja oftmals ein Grund, dass die Kundin gerade dich auswählt. Gerade kürzlich habe ich es wieder erlebt, als ein Kunde im Onboarding-Prozess ganz explizit sagte "Ich erwarte von dir, dass du mich durch deinen Prozess führst".
• Du stellst die Weichen für nachhaltigen Projekterfolg: Durch die Roadmap machst du dem Kunden sowohl subtil als auch explizit klar, dass der Prozess einer bestimmten Logik folgt. Wenn Kunden am liebsten eine Instant-Lösung hätten, kannst du sie immer wieder erinnern, dass zunächst die Grundlagen geschaffen werden müssen. Wenn Sie nach den ersten Erfolgen aufhören möchten, kannst du ihnen klar machen, was nötig ist für nachhaltig wirksame Ergebnisse.
• Du kommunizierst die nötige Mitwirkung des Kunden:  Wenn Kunden Texte oder Informationen nicht liefern, kann das viele Gründe haben. Unter anderem mangelnde Klarheit. In eurem gemeinsamen Fahrplan kannst du deutlich machen, was du wann benötigst. Ich weise zum Beispiel immer darauf hin, dass ich Vorbereitungsunterlagen für unsere Meetings bis 12 Uhr am Vortag benötige. Funktioniert in mehr als 90 Prozent der Fälle. Und wenn nicht, gibt es meist besondere Gründe.

Während der Durchführung das Projekt auf der Spur halten

Was kann ein Projekt aus der Spur bringen? Ich weiß nicht, was deine Erfahrungen sind.  Hier ein paar Beispiele,  von denen ich immer mal wieder höre oder die ich auch selbst erlebt habe:

• wenn ständig neue Themen und Wünsche auftauchen und der ursprüngliche Projektzweck in den Hintergrund gerät
• wenn Kunden nicht termingerecht das liefern, was sie liefern sollen
• wenn der vorgesehene Zeitplan Makulatur geworden ist.

Der Projekt-Fahrplan ist etwas, auf das beide Seiten immer wieder gemeinsam schauen. 

Er bietet Orientierung, wieweit das Ganze gediehen ist und was noch zu tun ist. So wie im Zug der Fahrplan zeigt, welche Stationen noch kommen. 

Und wenn Änderungen nötig sind, dann können sie bewusst getroffen werden, statt auf dem Schleichweg hereinzukommen und das Projekt aus der Spur zu werfen.

Erfolgreicher Abschluss des Projektes 

Auch beim Abschluss des Projektes spielt die Roadmap eine wichtige Rolle:

• Das Erreichte würdigen: Anhand der Roadmap lassen sich die einzelnen Schritte noch einmal nachvollziehen. Typischerweise weiß man am Ende oft nicht mehr, was man alles zwischendurch geschafft hat. Es ist gut, sich das noch einmal in Erinnerung zu rufen und zu würdigen.
• Basis für Folgegeschäft: Zufriedene Kunden geben Testimonials und empfehlen weiter. Anhand des Planes lassen sich auch weitere Schritte diskutieren, bei denen du die Kundin unterstützen kannst.
• Ständige Verbesserung: Zusätzlich lassen sich aus den Erfahrungen bei diesem Projekt Ideen für weitere Verbesserung ableiten.

Wie kommst du zu einer Projekt-Roadmap?

Wenn du bereits eine explizite Projekt-Roadmap hast, hat dir der Beitrag vielleicht neue Möglichkeiten aufgezeigt, sie zu nutzen.

Wenn du so etwas noch nicht hast, gibt es mehrere Möglichkeiten, einen derartigen Projekt-Fahrplan zu schaffen:

• Möglichkeit #1: Von unten. Du kannst deine Einzel-Aktivitäten im Laufe eines Projektes notieren und sortieren. Manchen machen es mit Post-its, die sie dann auf ein Whiteboard kleben. Ich selbst finde diesen Weg eher schwierig. 
• Möglichkeit #2: Von oben. Am einfachsten finde ich, das Projekt erst einmal aus der Vogelperspektive zu betrachten und die großen Phasen zu identifizieren. Danach kann man aus niedrigerer Flughöhe die Phasen weiter in kleinere Abschnitte unterteilen. Das ist auch die Vorgehensweise, die ich im Business Rebirth Bootcamp anwende. 
• Möglichkeit #3: Kombination beider Ansätze. Du musst dich nicht zwangsläufig für einen Weg entscheiden. Sondern du kannst beide Ansätze nach Belieben miteinander verbinden.

Wichtigste Take-aways

1) Wenn du Kundenprojekte hast, kannst du Verlauf und Erfolg der Projekte in größerem Maße steuern, als dir wahrscheinlich bewusst ist. Ganz egal, ob du Beratung anbietest, Agentur- , Web- oder sonstige Dienstleistungen, Coaching oder einen Mix von alledem. Auch als Anbieter von Online-Kursen profitierst du von dem Vorgehen in diesem Beitrag.

2) In der Onboarding-Phase stellt eine Projekt-Roadmap oder ein Projekt-Fahrplan (such dir einen Begriff aus) die Weichen für eine gedeihliche Zusammenarbeit. Du untermauerst von der ersten Minute an deine besondere Expertise und bietest Orientierung und Klarheit, was erreicht werden soll, wie es erreicht werden soll, und wer was dazu beiträgt.

3) Während der gesamten Durchführungsphase bis zum erfolgreichen Abschluss hält die Projekt-Roadmap das Projekt auf der Spur. Besonders dann, wenn der Kunde mit immer neuen Themen und Wünschen kommt oder mit eigenen Leistungen in Verzug gerät. So können dann die Ergebnisse gewürdigt werden, was wiederum Testimonials, Empfehlungen oder Folgeaufträge begünstigt.

Reflexionsfragen & nächste Schritte

1) Was wäre für dich der wichtigste Grund für eine Projekt-Roadmap (schriftlich, visuell oder als Kombi) im Rahmen deiner Kundenprojekte, an der du und deine Kundin sich während des gesamten Projektes orientieren und entlang bewegen?

2) Was würde sich für dich ändern, wenn du die Haupt-Frustquelle in deinen Kundenprojekten umwandeln könntest in Erfolgs-Ursachen?

3) Wenn du dein eigenes Signature System entwickeln möchtest, lass dich inspirieren von den vielfältigen Vorteilen eines Signature Systems nebst Praxisbeispielen.

4) Um dein eigenes Signature System mit darauf folgendem Projekt-Fahrplan zu entwickeln, bietet sich das Bootcamp an.  Ergänzend und auch alternativ kommt auch 1:1-Zusammenarbeit in Frage.