Business-Strategien & Umsetzung für langjährige & vielseitige Solopreneure

Monika Birkner www.monikabirkner.de Foto Igor Link www.fotografie-link.com

Sauber definierte Workflows zu haben, wäre schon gut, oder? Und auch, sie gut gespeichert zu haben, bei Bedarf schnell wiederzufinden und dich tatsächlich daran zu halten? Ganz egal, wie deine bisherigen Erfahrungen damit sind: Die folgende Anleitung macht den Start sehr einfach. Ganz wichtig dabei: Schritt #1 (überspring ihn nicht). Ergänzend dazu gibt es ein Video.

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#1: Finde dein Workflow-WARUM

Dein Workflow-WARUM zu kennen, schafft Motivation, um überhaupt mit Workflows zu starten.

Es hilft auch, dich dann später tatsächlich daran zu halten.

Nutze die folgende Typologie, um dein ganz persönliches Workflow-WARUM zu finden. Denn das hat eine ganz andere Kraft als generelle Überlegungen.

  • Stressi Steffi: Sie ist den Stress leid, ständig neu zu überlegen, welche Schritte bei bestimmten Aufgaben zu tun sind, was dabei zu beachten ist, wo sie die Info findet. Oder unnötige Fehler zu machen und dadurch in schlechtem Licht zu erscheinen.
  • Skalierungs-Siggi: Er hat den dringenden Wunsch, sein Business zu skalieren.  Doch was er auch dafür unternimmt: Die nicht vorhandenen oder nicht gepflegten Workflows sind ein ständiger Engpass.
  • Langfrist-Ludwig: Er denkt langfristig, möchte sein Business nicht nur skalieren, sondern auch verkaufsfähig machen. Und er weiß, dass das nur funktioniert, wenn jemand anders es auch ohne ihn fortführen könnte. Solange sein Know-how nur in seinem Kopf ist, ist an Übergabe nicht zu denken.
  • Wachstums-Waltraud: Ihr leuchten die ganzen praktischen Überlegungen ein. Doch ihre wichtigste Motivation ist ihre eigene Entwicklung. Ihr Zukunfts-Ich ist eine Person, die ihre Workflows im Griff hat. Sie möchte diese Person werden.

Bist du dir klar über dein persönliches Workflow-WARUM? Was ist dein wichtigster Motivator für deine Workflows? Es kann natürlich auch eine Kombination sein.


#2: Überlege dir deine TOP 3 Workflows 

Mach dir den Anfang leicht. Statt sofort dein gesamtes Business in Angriff zu nehmen, überlege dir deine TOP 3 Workflows, zum Beispiel: 

  • Welche Arbeitsprozesse sind besonders wichtig für dein Business?
  • Welche Abläufe kommen sehr häufig vor?
  • Welche Workflows sind besonders aufwändig oder fehleranfällig?

Mit den TOP 3 Workflows zu starten, macht dir den Anfang leichter. Außerdem wirst du dort schnell erste positive Effekte erleben.


#3: Entscheide, wo und wie du deine Workflows dokumentieren willst

Die Workflows zu dokumentieren, ist wichtig. Du kannst das nicht alles im Kopf behalten. Außerdem ist es eine gute Vorbereitung, um Aufgaben an andere zu übertragen. Mach dir aber keinen unnötigen Stress damit. 

  • Nutze der Einfachheit halber ein Tool, dass du ohnehin schon im Einsatz hast und mit dem du gut klarkommst
  • Eine einfache Checkliste reicht in vielen Fällen
  • Wichtig ist, dass das Dokument einfach zu finden ist, wenn der Prozess ansteht, und außerdem einfach zu ändern.

Wie so oft: Nicht das Tool ist entscheidet, das du nutzt. Sondern dass du überhaupt damit beginnst, deine Workflows zu dokumentieren.

#4: Dokumentiere parallel zum Tun 

Dich einfach vor ein leeres Blatt Papier zu setzen und den Arbeitsablauf  zu überlegen, fällt meistens schwer. Einfacher ist es, wenn du den Prozess ausführst und parallel dazu dokumentierst.  Ich nutze dazu gern folgenden Dreischritt:

  • Vorher: Bevor du beginnst,  überleg dir die wichtigen Schritte und schreib sie auf. Das hilft schon beim Fokussieren.
  • Währenddessen: Während des Tun kannst du die Checkliste ergänzen bzw. ändern. Oder du schreibst ein paar Punkte auf, die besonders wichtig sind, und die du nicht vergessen möchtest.
  • Nachher: Nimm dir noch einen Moment und überlege, was du in Zukunft ggf. ändern möchtest, um den Prozess zu vereinfachen.

Frisst das nicht zu viel Zeit? Wenn das ein Bedenken ist, dann fang einfach klein an mit z. B. drei Punkten. Die Liste muss nicht sofort vollständig sein.

#5: Nutze die Liste beim nächsten Mal und bearbeite sie weiter

Für mich ist das oft der schwierigste Schritt. Checklisten zu erstellen, fällt mir leicht. Doch sie dann regelmäßig zu nutzen, ist eine Herausforderung für mich. Was mir dabei hilft und vielleicht auch dir helfen kann:

  • Ruf dir dein persönliches Workflow-WARUM in Erinnerung. Im Zweifel motiviert dich das mehr als ein allgemeines WARUM.
  • Wenn du geübt bist im Neu-Starten oder Improvisieren und dir Routinen schnell langweilig werden, kannst du den Fokus mehr darauf richten, den Workflow bei der Gelegenheit zu verbessern, statt ihn einfach nur anzuwenden. Das kann der Langeweile ein Schnippchen schlagen.
  • Vielleicht hilft auch der Gedanke, dass Checklisten ein Zeichen von Professionalität sind. Denke mal an die Checklisten im Flugbetrieb. 

Mir fällt die Nutzung meiner Workflows leichter, seitdem ich sie in der Nähe der Dateien bzw Unterlagen aufbewahre, die den Prozess selbst betreffen, statt in einem extra Ordner für Prozesse.

#6: Tue noch heute den ersten Schritt

Wie du siehst, ist es im Prinzip recht einfach, zu optimalen Workflows zu kommen, an die du dich auch tatsächlich hältst.

Voraussetzung ist allerdings, diesen Artikel nicht nur zu lesen, sondern ihn auch umzusetzen.

Sofern du das hier nicht unmittelbar vor dem Schlafengehen liest, würde ich mit dir wetten, dass du heute noch eine Gelegenheit dazu findest.

Welche Aufgabe steht heute an, die du sofort für den Start eines schriftlichen Workflows nutzen kannst? Den ersten Schritt zu tun, reicht erst mal.

#7: Vom einzelnen Workflow zum skalierbaren Business & mehr

Eine Schwalbe macht noch keinen Sommer. Ein einzelner Workflow macht noch kein skalierbares oder gar verkaufsfähiges Business. 

Dabei hilft mein Business Transformations-Prozess. Damit unterstütze ich langjährige & vielseitige Solopreneure, die etwas bewirken & bewegen wollen, und für die "Weiter wie bisher" nicht in Frage kommt, ihr Business

  • neu zu denken, so dass es zur eigenen Person passt und die größere Vision unterstützt. 
  • neu zu gestalten & zu skalieren, so dass alles zueinander passt, sich mit gleichem oder geringerem Aufwand mehr erreichen lässt und das Business unabhängiger wird von der eigenen Person
  • verkaufsfähig zu machen, so dass man selbst in jeder Lebensphase Wahlfreiheit hat, und das geschaffene Werk weiter wirken kann.

Melde dich gern zu einem persönlichen Gespräch, um herauszufinden, ob und wie ich dich unterstützen kann. Oder abonniere meinen Business Transformation Letter für regelmäßige Inspiration. Dort erfährst du auch frühzeitig über meine neuen Angebote.

Über Monika Birkner

Hi, ich bin Monika und unterstütze langjährige & vielseitige Solopreneure, für die grundlegende Veränderung ansteht, bei der Business Transformation: Von der neuen Vision & Neu-Positionierung im Markt über den Business-Umbau & die Skalierung bis hin zur Wahlfreiheit, ihr Business selbst fortzuführen oder in andere Hände zu übergeben.


Monika Birkner www.monikabirkner.de Foto Igor Link www.fotografie-link.com

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